Arkiveringspolicy
· Syfte och ändamål med att arkivera personuppgifter
Din integritet och digitala säkerhet är viktig för oss på White Paper Advisors Sweden AB, org.nr. 559208-3611, (”WPA”). Du ska alltid känna dig trygg när du lämnar personuppgifter till WPA. Närmare information kring vilka personuppgifter som WPA samlar in och behandlar om dig, hur personuppgifterna behandlas, vilka ändamål de behandlas för, vilken laglig grund behandlingen sker på m.m. finns i personuppgiftspolicy på vår hemsida (”personuppgiftspolicy”). Denna arkiveringspolicy har till syfte att komplettera personuppgiftspolicy och informera dig om hur länge vi lagrar dina personuppgifter. Begrepp som inleds med stor bokstav i denna arkiveringspolicy ska anses vara definierade i enlighet med personuppgiftspolicy.
Dina personuppgifter raderas när ändamålet och grunden för behandlingen upphört och det inte finns ett skäl enligt lag att behålla dem såsom att WPA ska uppfylla sina rättsliga förpliktelser eller bemöta eller fastställa rättsliga anspråk.
· Undantag vid tvister
WPA kommer att behandla dina personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk så länge en tvist pågår vari dina personuppgifter är av relevans. Sådan tvist kan exempelvis vara mellan WPA och en kund, leverantör, en tredje part eller med dig. Personuppgifterna kommer då behandlas till dess det att tiden för överklagande till högsta domstolsinstans gått ut eller om överprövning medgetts när dom fallit. Detta undantag tillämpas på samtliga punkter i denna arkiveringspolicy.
· Giltighetstid
Denna arkiveringspolicy är upprättad den 4 mars 2020 och gäller till dess den ersätts av en ny rutin.
· Kandidater
Information / dokument
Namn, ålder, adress, mailadress och telefonnummer
Korrespondens med anledning av sökt tjänst
Information i CV och personligt brev
Anteckningar från intervju och uppgifter från referenser
Information hämtad från myndigheter och register
Raderingstidpunkt
Samtycke
Vid återkallande av samtycke. Dokumentationen sparas för att erbjuda Kandidaten en annan tjänst i framtiden
Intresseavvägning
Försvara rättsliga anspråk / nödvändigt för att försvara rättsliga anspråk (om informationen innehåller känsliga uppgifter): Två år och en månad efter beslut om anställning fattats. Dokumentationen sparas enbart för att skydda sig mot stämning från Kandidaten eller annan
Framtida anställning: Ett år från beslut om anställning fattats (förutsatt att information därom lämnats till Kandidaten) eller den tidigare tidpunkt Kandidaten invänt mot behandlingen
· Referenspersoner
Information / dokument
Namn, arbetsplatsadress, mailadress, telefonnummer och yrkestitel
Raderingstidpunkt
Intresseavvägning
Försvara rättsliga anspråk: Två år och en månad efter beslut om anställning avseende relevant Kandidat fattats. Dokumentationen sparas enbart för att skydda sig mot stämning från Kandidaten eller annan
Framtida anställning för Kandidaten: Ett år från beslut om anställning fattats eller den tidigare tidpunkt Kandidaten eller Referenspersonen invänt mot behandlingen
· Kontaktpersoner hos kunder, leverantörer, samarbetspartners, prospects m.m.
Information / dokument
Namn, mailadress, telefonnummer, arbetsgivare, befattning och korrespondens
Raderingstidpunkt
Intresseavvägning
Kommunikation m.m.: När Kontaktpersonen inte längre har funktionen som kontaktperson för avtal mellan WPA och Kontaktpersonens arbetsgivare, eller sådant avtal upphör
Försvara rättsliga anspråk: När avtalet, eller den senare tidpunkt samtliga tillämpliga preskriptionstider och garantitider i avtalet mellan WPA och Kontaktpersonens arbetsgivare löpt ut
Rättslig förpliktelse (Bokföringslagen med anledning av fakturor)
Sju år från bokföringen*
· Övriga anställda hos kunder och personer relaterade till kunden när WPA utför sina tjänster
Personuppgifter i dessa ärenden behandlas för våra kunders räkning. För radering, gallring och arkiveringsrutiner gällande sådana personuppgifter hänvisas till den kund som är personuppgiftsansvarig för personuppgifterna.
· Personuppgifter avseende anmälare i visselblåsarsystem
Information / dokument
Namn, ålder, adress, arbetsplats, tjänst, mailadress och telefonnummer
Korrespondens med anledning av anmälan
Anteckningar från eventuella telefonsamtal
Samtycke
Det tidigaste av:
återkallande av samtycke,
tre veckor efter beslut om att anmälan inte ska behandlas i ett visselblåsarsystem, eller
i samband med att ärendet som startats till följd av anmälan avslutats.
· Personuppgifter i intresseformulär, mail och förfrågningar
Information / dokument
Namn, mailadress och personuppgifter som lämnas i korrespondens
Raderingstidpunkt
Intresseavvägning
Kommunikation m.m.: vid invändning mot behandling eller när ändamålet med behandlingen upphör vilket återkommande utvärderas minst en gång om året.
· Marknadsföring
Information / dokument
Namn, adress, mailadress, telefonnummer
Raderingstidpunkt
Samtycke
Vid återkallande av samtycke
Intresseavvägning
Vid avregistrering eller invändning mot behandling
Rättslig förpliktelse (Bokföringslagen, ex. vid inhyrning av föreläsare eller eventuella krav på deltagarlista i samband med events)
Sju år från bokföringen*
Information / dokument
Allergi och matpreferenser
Raderingstidpunkt
Samtycke
När eventet genomförts eller den tidigare tidpunkt återkallande av samtycke sker
Intresseavvägning
När eventet genomförts eller den tidigare tidpunkt invändning mot behandling sker
Information / dokument
Bilder, utlåtanden och resultat från marknads- och kundundersökningar m.m.
Raderingstidpunkt
Samtycke
Vid återkallande av samtycke eller den tidigare tidpunkt syftet med marknadsföringen uppfyllts
Intresseavvägning
Vid invändning mot behandling eller den tidigare tidpunkt syftet med marknadsföringen uppfyllts
* Uppgifterna kommer att lagras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret till vilken informationen hör avslutades.
· Cookies
För information om hur länge WPA lagrar cookies, se WPAs cookiepolicy.